Personvern ved Holmen Fjordhotell

1. Innledning
Holmen Fjordhotell tar personvern til gjester og nettbesøkende alvorlig. Vi vil at du skal vite hvilken informasjon vi samler inn gjennom vår nettside, og hva vi bruker den til.
Dette dokumentet skal bidra til at vi etterlever lov om personopplysninger fra 2018. Dokumentet skal også bidra til å påvise at vår behandling av personopplysninger til enhver tid er i samsvar med loven, herunder GDPR.

2. Behandlingsansvarlig
Hegnar Hotell AS, Holmen Fjordhotell, orgnr: 947 761 145, Slemmestadveien 64, 1394 Nesbru, tlf: 66 77 27 00, e-post: arve.giske@holmenfjordhotell.no  er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i alle systemer Holmen Fjordhotell benytter seg av.

3. Hvordan opplysninger knyttet til reservasjoner og opphold behandles.
Når det gjennomføres en booking av deg eller på vegne av deg av andre, behandler vi opplysninger vi trenger for å oppfylle avtalen om booking og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller når du har benyttet andre kanaler for booking. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet, dine kontaktopplysninger og din betalingsinformasjon. I tillegg behandler vi andre opplysninger som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold.
I forbindelse med oppholdet ditt registreres kjøp og bestillinger du gjør hos oss.
Dette kan være bestilling av spa og fitness-timer, restaurantbestillinger og andre tjenester hotellet leverer. Dette gjør vi for at du skal kunne betale for dem.
Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg ber oss om dette. Vi loggfører bruk av nøkkelkort i våre hotell. Dette gjør vi for å motvirke og oppklare kriminalitet og av hensyn til sikkerhet, herunder brannsikkerhet.

4. Behandling av personopplysninger ved innlogging/brukerprofil
Hvis du ønsker kan du opprette en brukerkonto når du booker. Her kan du velge å registrere navn, adresse og andre opplysninger slik at bookinger på et senere tidspunkt kan gjøres enklere. Disse opplysningene samles inn fra deg når du booker eller sjekker ut.
Opplysningene du gir vil lagres sammen med bookingdata og kjøpshistorikk. Vi vil bruke disse opplysningene til å tilpasse ditt opphold hos oss etter ditt behov. Grunnlaget for vår bruk av opplysningene er for å oppfylle avtaler med deg og således berettiget.

5. Behandling av personopplysninger ved betaling
Holmen Fjordhotell benytter Sixcards som sin leverandør av betalingsløsning. Når du gjennomfører en booking vil din informasjon overføres til Sixcards. Du finner Sixcards sin Personvernerklæring for behandling av data her: www.six-payment-services.com/psd2

6. Behandling av personopplysninger for markedsføring
Vi kan behandle dine opplysninger for å sende deg direktemarkedsføring via e-post dersom du har samtykket til dette. Slik markedsføring kan inneholde tilbud, nyheter eller informasjon som gjelder våre tjenester og/eller produkter.
Du kan når som helst kan slutte å motta slik markedsføring ved å klikke på lenken i den enkelte markedsføringshenvendelse, for eksempel i bunnen av et nyhetsbrev.
Vi sender per i dag ikke ut markedsføringshenvendelser per e-post og har ingen leverandør av slik tjeneste knyttet til oss.

7. Behandling av personopplysninger for utvikling
Holmen Fjordhotell har et berettiget formål for å samle opplysninger i den hensikt å forbedre våre produkter og tjenester. Dette gjøres fortrinnsvis ved å analysere bruk av nettsiden ved hjelp av Google Analytics.
Vi behandler også personopplysninger for å gjøre feilsøking og rette feil.
Vi anonymiserer data eller utarbeider statistikk så langt vi klarer, men vil også måtte behandle personopplysninger for utviklings-, feilsøkings-, statistikk- og sikkerhetsformål.

8. Behandling av personopplysninger overfor næringsliv, bedriftskunder og leverandører
Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner hos våre bedriftskunder, leverandører, samarbeidspartnere, deltakere på våre bedriftsarrangement samt personer vi har kontakt med i næringsvirksomhet. Dette gjøres for å inngå og gjennomføre kontraktsforhold, drive og utvikle virksomheten og vedlikeholde vårt nettverk. Slike opplysninger utgjøres typisk av navn, kontaktinformasjon, stilling, bedrift, kompetanse, forretningsmessige interesser og deltakelse på våre arrangementer for næringslivet eller tidligere utvist interesse for oss og våre ansatte.
Vi lagrer slike opplysninger så lenge vi vurderer at personen er en forretningskontakt med oss.
Dette er en berettiget interesse.

9. Øvrig behandling av personopplysninger
Vi vil fra tid til annen gjennomføre konkurranser eller andre aktiviteter som du kan delta på. Vi vil i slike tilfeller behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon når dette er nødvendig for å registrere deltakere og foreta trekninger.
Vi vil så langt det er mulig informere konkret om dette og be om samtykke ved din deltakelse i konkurranser eller andre aktiviteter.
Kontakter du vår kundeservice eller på annen måte har forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Grunnlaget for dette er for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser og er således berettiget.
Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.

10. Lovpålagt behandling og utlevering av personopplysninger
Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.

11. Innhenting av personopplysninger fra tredjepart
For å sørge for at vi har riktige opplysninger om deg, kan vi vaske dine opplysninger mot tredjeparts kilder som telefonkatalog og folkeregisteret. I noen tilfeller vil vi sjekke kreditt på våre kunder. Dette innebærer innhenting av kreditt-data fra andre kilder.
Vi henter inn opplysninger fra samarbeidspartnere når dette er lovlig og nødvendig for leveranse av tjenester og kommunikasjon til deg.

12. Brukers rettigheter etter personopplysningsloven
Alle brukere og personer har rettigheter etter personvernlovgivningen.

·         Rett til innsyn - Du har rett til å kreve innsyn i opplysninger vi oppbevarer om deg.

·         Retten til å endre/rette opplysninger - Du har rett til å endre eller rette opplysninger vi oppbevarer om deg.

·         Retten til sletting - Du har rett til å be om å bli fjernet/slettet fra våre register.

Ønsker du innsyn i vår behandling av dine opplysninger, kan du kontakte vår behandlingsansvarlige på denne adressen: arve.giske@holmenfjordhotell.no

Holmen Fjordhotell v/behandlingsansvarlig vil besvare henvendelser fra registrerte uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.

13. Personvernombud
Vi driver ikke regelmessig og systematisk monitorering i stor skala av registrerte. For de fleste kategorier av registrerte behandler vi stort sett alminnelige personopplysninger som navn, adresse, arbeidsgiver, epostadresse, telefonnummer o.l.
Vi har konkludert med at vår bedrift ikke er underlagt krav om å ha personvernombud.

14. Databehandler
Holmen Fjordhotell bruker databehandlere for å kunne levere tjenester til deg.
For vårt bookingsystem på nett bruker vi software levert av Netpower Web Solutions.
Vår web-løsning er levert av Squarespace. Se deres Personvernerklæring her
Booking på nett blir overført til bookingsystem levert av http://www.protel.net/hotel-software/.
For betaling av booking på nett bruker vi tjeneste fra Sixcards. Se Personvernerklæringen til www.six-payment-services.com/psd2 her. 

15. Informasjonskapsler
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen av våre nettsider.
Dette er cookies som settes i forbindelse med besøk og booking av tjenester. I tillegg benytter vi cookies fra Google Analytics for å analysere adferd. Disse dataene anonymiseres.
En cookie er en liten tekst basert datafil som plasseres på ditt utstyr (din smarttelefon, datamaskin eller for eksempel nettbrett). Denne filen hjelper til med å kjenne igjen hvilke sider som besøkes på vårt nettsted.
Informasjon som lagres ved hjelp av en cookie kan være hvordan du bruker nettstedet, hva slags type av nettleser du benytter og hvilke nettsider du har besøkt.
En permanent cookie ligger igjen på ditt utstyr for et bestemt tidsrom.
En sesjonscookie lagres tilfeldig i ditt utstyrs minne mens du er inne på våre nettsider. Sesjonscookien forsvinner når du stenger din nettleser.
Holmen Fjordhotell benytter både permanente cookies og sesjonscookies.
Skulle du ikke ønske at det benyttes cookies under ditt besøk på våre nettsider, kan du skru av cookies i din nettleser.
Funksjonaliteten på våre nettsider kan reduseres som følge av at cookies skrues av i nettleser.

16. Endring og revisjoner
Denne Personvernerklæringen kan fra tid til annen endres. Du bør derfor forsikre deg om at du jevnlig setter deg inn i seneste versjon av Personvernerklæringen. Vi vil publisere enhver endring i Personvernerklæringen her. Dersom vi endrer Personvernerklæringen på en måte som påvirker hvordan vi bruker dine personopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på hvilke muligheter du har som konsekvens av endringene. Vi vil også oppbevare tidligere versjoner av Personvernerklæringen i et arkiv slik at du kan gjøre deg kjent med disse.

17. Kontakt
Spørsmål, kommentarer og forespørsler vedrørende denne personvernerklæringen eller personvernlovgivningen/GDPR generelt, sendes til: arve.giske@holmenfjordhotell.no